Radiobeitrag: Was macht Meetings erfolgreich?

Zum The­ma Mee­ting war unser Lei­ter Jens Drö­ge zum Inter­view bei Radio Neckaralb Live ein­ge­la­den. Im Gespräch mit Bernd Koll­mann konn­ten die Hörer viel Inter­es­san­tes und Wis­sens­wer­tes erfah­ren. Die Inhal­te die­ses Inhal­tes kön­nen Sie im fol­gen­den Bei­trag nachlesen:

Das Wort „Meeting“ lässt jeden sofort aufschrecken. Diese Termine gelten als Zeitverschwendung.

Das Wort „quä­lend“ kommt dabei auto­ma­tisch in den Sinn. Durch ziel­lo­se Reden und Dis­kus­sio­nen, Aus­schwei­fun­gen und Lang­wei­le ent­steht wenig Lust, stun­den­lang zusam­men zu sit­zen und doch ohne Ergeb­nis auseinanderzugehen.

Meetings haben einen schlechten Ruf. Warum ist das so?

Das liegt oft dar­an, dass in zu kur­zer Zeit viel zu viel ver­langt wird. Kaum jemand kann es sich erlau­ben, Mit­ar­bei­ter meh­re­re Stun­den aus dem Pro­duk­ti­ons­pro­zess her­aus­zu­neh­men. Also ver­sucht man mög­lichst viel in der zur Ver­fü­gung ste­hen­den Zeit zu erle­di­gen. So kommt es zu unkon­kre­ten Resul­ta­ten: Ent­we­der wer­den mini­ma­le Kom­pro­mis­se erzielt, oder kei­ner weiß genau was er oder sie bis wann zu erle­di­gen hat.

Es kann auch vor­kom­men, dass für das The­ma zwar genug Zeit ange­setzt wur­de, aber nicht die rich­ti­gen Teil­neh­mer ein­ge­la­den wur­den. Oder zu vie­le. Ein Mee­ting mutiert vor allem dann zum Zeit­fres­ser, wenn per­sön­li­che Dif­fe­ren­zen zwi­schen den Teil­neh­mern einen fach­li­chen und sach­li­chen Aus­tausch unmög­lich machen.

Was aber am häu­figs­ten zu beob­ach­ten ist: 80% der Rede­zeit wer­den von 20% der Teil­neh­mer domi­niert. Die Betei­li­gung bleibt damit auf der Stre­cke. Gleich­zei­tig sinkt die Chan­ce, dass das Beschlos­se­ne auch von den Betei­lig­ten akzep­tiert wird. Es ist daher nicht ver­wun­der­lich, dass der Bran­chen­ver­band Bit­com her­aus­ge­fun­den hat, dass wäh­rend eines Mee­tings 82% der Teil­neh­mer mit dem Han­dy im Inter­net surfen.

Welche Alternativen zum „klassischen“ Meeting gibt es?

Ein Mee­ting muss nicht per se schlecht sein. Alter­na­ti­ven lie­gen z.B. im Work­shop, oder aber auch in der Telefon‑, bzw. Videokonferenz.

Eine sehr gelun­ge­ne Alter­na­ti­ve kann ein Work­shop mit LEGO® SERIOUS PLAY® sein. In die­sen Work­shops wer­den in kür­zes­ter Zeit signi­fi­kan­te Resul­ta­te erzielt. In einem sol­chen Mee­ting hat kei­ner die Gele­gen­heit, am Han­dy zu spie­len, denn jeder muss sich glei­cher­ma­ßen ein­brin­gen, wird aber auch glei­cher­ma­ßen gehört. Durch die Ver­sach­li­chung und Kon­zen­tra­ti­on auf ein Modell, wer­den per­sön­li­che Dif­fe­ren­zen außen vor­ge­las­sen werden.

Gibt es Tipps um ein Meeting doch zum Erfolg werden zu lassen?

Ein Mee­ting wird dann erfolg­reich, wenn die Erwar­tungs­hal­tung klar kom­mu­ni­ziert wur­de. Außer­dem müs­sen die rich­ti­gen Per­so­nen am Tisch sit­zen. Jeder, der nichts zum The­ma bei­tra­gen kann, muss den Raum wie­der ver­las­sen. Sicher ist des­sen Arbeits­zeit woan­ders pro­duk­ti­ver eingesetzt.

Des Wei­te­ren ist es wich­tig, sich nicht an eine Agen­da zu klam­mern. Was zählt, sind Ergeb­nis­se. Wenn Sie sich klar dar­über sind, was erreicht wer­den soll, dann wird der gan­ze Pro­zess vom Ergeb­nis her gesteu­ert. Das heißt, dass auch von der geplan­ten Tages­ord­nung abge­wi­chen wer­den kann und soll.

Um her­aus­zu­fin­den, was das Ergeb­nis sein soll, hel­fen vier Fragen:

1. Wie sieht für Sie das bes­te Ergeb­nis aus?
2. Wel­chen Unter­neh­mens­zie­len muss das Mee­ting gerecht werden?
3. Stel­len Sie sich vor, der Ter­min war erfolg­reich. Was hat sich zum Bes­se­ren gewandelt?
4. Ange­nom­men, das Mee­ting ist nur eines in einer Rei­he von wei­te­ren Akti­vi­tä­ten. Was ist das gro­ße, umfas­sen­de Ziel?

So errei­chen Sie, dass der Orga­ni­sa­tor des Mee­tings über das Ziel reflek­tiert, gege­be­nen­falls nach­schärft oder auch das Mee­ting aus­fal­len lässt, weil das Ziel noch unkon­kret ist.

Welche Methoden der Moderation sollte man kennen um ein Meeting erfolgreich zu leiten?

Um die­se Fra­ge zu beant­wor­ten, muss erst­mal defi­niert wer­den, was einen guten Mode­ra­tor aus­macht. Denn er muss den Pro­zess beglei­ten kön­nen und das krea­ti­ve Poten­zi­al der Teil­neh­mer frei­set­zen kön­nen. Gleich­zei­tig muss ein guter Mode­ra­tor jeden ein­zel­nen in den Pro­zess ein­be­zie­hen und dafür sor­gen, dass jeder sei­ne Ansich­ten und Per­spek­ti­ven gleich­be­rech­tigt und vor­ur­teils­frei aus­drü­cken kann.

Des Wei­te­ren schafft ein guter Mode­ra­tor eine gesun­de Arbeits­at­mo­sphä­re, struk­tu­riert den Pro­zess und gibt den „roten Faden“ vor.

Es gibt verschiedene Formen von Meetings. Welches ist das Produktivste?

Dazu muss zunächst klar sein, was das Ergeb­nis sein soll. Denn jede Form hat sei­ne Vorteile.

Bei einer Tele­fon­kon­fe­renz sind Teil­neh­mer in der Regel nur Zuhö­rer und wer­den nur ver­ein­zelt Bei­trä­ge brin­gen. Das kann z.B. für Sta­tus­ab­fra­gen sehr sinn­voll sein, denn als Mit­ar­bei­ter kann ich neben­her ande­re Din­ge erledigen.

Der Vor­teil der Video­kon­fe­renz ist die Ein­spa­rung von Rei­se­zeit. Zwar kann man sein Gegen­über sehen, aber eine direk­te Inter­ak­ti­on über Flip­chart oder Meta­plan­kar­ten fin­det nicht statt. Den­noch kann es Sinn erge­ben, eine sol­che Form für Prä­sen­ta­tio­nen oder ähn­li­ches zu nutzen.

Das klas­si­sche Mee­ting hat aber durch­aus sei­ne Berech­ti­gung. Vor­aus­set­zung ist, dass es ent­spre­chend gestal­tet ist, nach Ergeb­nis­sen gesteu­ert wird, die rich­ti­gen Teil­neh­mer ein­ge­la­den sind und die­se ent­spre­chend gleich­be­rech­tigt ein­be­zo­gen wer­den. Wie bereits erwähnt, erle­ben wir, dass die­ses Ziel am bes­ten mit LEGO SERIOUS PLAY erreicht wer­den kann.

Wenn es nur um Selbst­dar­stel­lung geht oder dar­um Infor­ma­tio­nen zu kom­mu­ni­zie­ren, gibt es sicher geeig­ne­te­re Platt­for­men, wie z.B. das Schwar­ze Brett oder das Intranet.

Gibt es eine Aussage oder eine Studie zu der Zeit, die unproduktiv in Meetings verbracht wird?

DIE ZEIT hat kürz­lich eine Stu­die zitiert, nach­dem pro Beschäf­tig­ten, den es auf der Welt gibt, jede Woche 4,5 Stun­den in Mee­tings ver­geu­det wer­den. Das führt allei­ne bei einem Kon­zern wie Daim­ler mit welt­weit rund 289.000 Mit­ar­bei­tern 2017 zu ca. 1.300.000 Stun­den wöchentlich.

Hier können Sie das Interview bei Radio Neckaralb Live nochmal hören:

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